Nos activités reposent sur une relation de proximité entre les notaires, le personnel de soutien et la clientèle. Notre étude offre des services juridiques, alors que nos clients nous confient des renseignements personnels hautement confidentiels. Il est essentiel pour nous de préserver cette confiance et de confirmer notre volonté d’assurer la sécurité des renseignements personnels communiqués dans le cadre de notre relation d’affaires.
La notaire se fait un devoir de respecter la vie privée et prend tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels en sa possession. En visitant ou en utilisant notre site Web et en communiquant avec nous, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués et conservés conformément à la présente politique.
Notre étude recueille des renseignements personnels dans divers contextes — gestion des dossiers, prestation de services, rencontres professionnelles, candidatures, visites de ses locaux et utilisation du site Web. Ils proviennent des renseignements que vous fournissez au moyen de formulaires ou de demandes, ou de documents (électroniques ou papier). Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à nos activités et mettons en place des mesures de protection dès leur réception, en limitant la collecte à ce qui est pertinent et approprié aux fins poursuivies.
Ces renseignements peuvent inclure :
Les clients doivent signer le contrat de service, qui tient lieu de consentement et est versé à leur dossier.
Ils sont recueillis sous forme papier dans les locaux de notre étude ou de ses filiales; sous forme numérique sur les serveurs de notre étude (dans nos locaux ou chez notre hébergeur d’infrastructure); et sous forme numérique sur les serveurs du logiciel Para-Maître utilisé dans le cadre de nos activités professionnelles.
Ils sont recueillis à des fins claires, explicites et légitimes — le traitement des dossiers; la réponse aux sondages de satisfaction et les analyses statistiques visant à améliorer nos services; le traitement des candidatures; et le respect des obligations légales ou réglementaires. Tout traitement est effectué dans un but précis.
Ils sont confidentiels et accessibles uniquement aux membres de l’équipe de l’étude et aux personnes dûment autorisées. Ils peuvent être transmis à des organismes de contrôle ou d’inspection conformément à la loi applicable, ou à des tiers autorisés. Les employés qui ne sont pas soumis au secret professionnel signent une entente de confidentialité à leur entrée en fonction. Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements, mais aucune transmission ni aucun stockage n’étant entièrement sécuritaire, une sécurité absolue ne peut être garantie.
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire et conformément à nos obligations légales, après quoi ils sont détruits ou anonymisés, à des fins sérieuses et légitimes uniquement.